Innsbruck (pts019/03.11.2016/10:30) – Die Digitalisierung des Geschäftsalltags ist längst gelebte Realität in den Betrieben. Was jedoch in der Entwicklung hinterher hinkt, ist die Umsetzung der rechtlich verbindlichen Richtlinien für geschäftliche Dokumente, wie z.B. die mindestes dreijährige Aufbewahrungspflicht. Handelt es sich um steuerrechtlich relevante Dokumente, unter Umständen nicht nur Rechnungen und Gutschriften, schreibt der Gesetzgeber sieben Jahre vor. Geht es um Korrespondenzen in Bezug auf Immobilien oder Grundstücke, so gilt sogar eine Aufbewahrungszeit von mindestens zwölf Jahren. Der Innbrucker Service-Provider DIC-Online https://dic.at/?s=Mailarchiv informiert über rechtliche Vorgaben und Anforderungen, damit Unternehmen auch im digitalen Zeitalter gewappnet sind.

Rechtssichere Archivierung

Business-Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen erfolgt bereits seit Jahren per E-Mail und damit digital. Briefe beziehungsweise lange Geschäftskorrespondenzen auf Papier haben ausgedient. Jüngere Unternehmen haben kein Postbuch mehr, weil sie – außer einige Verträge – praktisch nichts mehr per Brief versenden oder erhalten. Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung wird somit zum Thema. „Eigentlich muss daher jedes Unternehmen – unabhängig von der Größe – die geschäftliche eMail-Korrespondenz archivieren“, unterstreicht DIC-Online-Geschäftsführer Harald Wolf.

Da die gesetzlich verpflichtenden Richtlinien für diese Art der Kommunikation genauso gelten wie für Geschriebenes auf Papier, müssen sämtliche Geschäftsdokumente digital gesichert werden. Dazu gehören auf Grundlage der geltenden Bundesabgabenordnung (§ 131 f. BAO), dem Unternehmensgesetzbuch (vor allem § 190 UGB) sowie dem Aktien- und GmbH-Gesetz somit unter anderem: Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, empfangene beziehungsweise auch abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Unterlagen, die für die Umsatzbesteuerung von Bedeutung sind.

Vor dem Hintergrund der vielen täglich eingehenden wie auch versendeten E-Mails scheitern viele Firmen an der Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails. Obwohl die Archivierung aller E-Mails die schnellste Lösung zu sein scheint, kann die Abkürzung Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen. Generell gilt: E-Mails sind vonseiten der Geschäftsführung inklusive der elektronischen Signatur im Originalformat zu archivieren, um Beweiskraft zu gewährleisten – Transparenz und Wiederauffindbarkeit inklusive.

Gehostete E-Mail-Accounts

DIC-Online ermöglicht eine Erweiterung der gehosteten E-Mail-Accounts zur Archivierung. Die Vorteile: Der Kunde muss praktisch nichts tun, um die rechtlichen Auflagen zur Archivierung elektronischer Dolumente zu erfüllen. Zudem lässt sich über einfach zu bedienende Tools direkt im Archiv gezielt suchen. Weitere personalisierte Einstellungen lassen sich selbst durchführen oder an DIC-Online übertragen. Das gilt sowohl für einzelne E-Mails als auch für virtuelle Mailserver (mit eigener Domäne). DIC-Online ermöglicht zudem die Aufstellung und den Betrieb von firmeneigenen Archivservern (hosten) sowie auch die Einrichtung direkt beim Kunden vor Ort – eventuell verbunden mit einer automatischen externen Sicherung der bestehenden Archive.

Wichtig ist, dass der Zugriff des Providers, des Administrators (wenn dies nicht der Provider ist) und einzelner User genau definiert und dokumentiert ist. Dem Provider und dem Administrator kann dabei der Zugriff auf die E-Mails gesperrt oder nur auf Absender und Empfängeradresse und den Betreff limitiert werden. Das zugrundeliegende Mailserver-Archiv http://mailstore.de ist für Österreich (Deutschland und Schweiz) zertifiziert und vom Finanzamt anerkannt. Auch vor Gericht besteht dadurch die deutlich erhöhte Wahrscheinlichkeit (wenn auch nicht Verpflichtung), als Beweis anerkannt zu werden. Für Finanzamtprüfer und unter anderem auch Gerichtssachverständige gibt es ergänzend die Möglichkeit, einen eigenen Audit-Zugang zu schaffen, in dem beispielsweise die Integrität geprüft, aber nichts verändert werden kann.

Über DIC-Online Die 1996 gegründete DIC-Online Wolf & Co. KG mit Sitz in Innsbruck ist Ihr optimaler Partner für Internet, Security und Telekommunikation und bietet österreichweit ADSL- und SDSL-Anbindungen, Web- und Domänen-Hosting, Serverhousing (physische und virtuelle Server) sowie Mail-Archivierung und sicheres Hosting. Das Unternehmen ermöglicht seinen Kunden zudem passgenaue Telekommunikationslösungen auf VoIP-Basis. KMU und Selbständige profitieren von umfassender Sicherheitsberatung und nachhaltigen Lösungen.

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Aussender: DIC-Online Wolf & Co. KG Ansprechpartner: Harald Wolf Tel.: +43 512 341033-0 E-Mail: harald.wolf@dic.at Website: www.dic.at